16 января 2017

КАК СТАТЬ ИДЕАЛЬНЫМ ЛИЧНЫМ ПОМОЩНИКОМ

Сегодня название должности личного помощника заменилось модным словом «ассистент», но востребованность этой должности от этого не изменилась: личные помощники руководителя нужны в каждой компании. Кто обычно работает на этой позиции? Молодые специалисты, которые только начинают свое карьерное восхождение, в основном девушки. Существует мнение, что эта работа – самая что ни на есть простая и не нужно быть специалистом, чтобы качественно справляться с обязанностями личного помощника. Но так ли это на самом деле? Давайте попробуем разобраться. Личный помощник – это не просто тот, кто отвечает на телефон и напоминает руководителю о встречах. Это человек, который знает все о своем руководителе, компании, коллегах и партнерах. Основной задачей такого сотрудника является помощь в организации деятельности своего руководителя, уверенность в том, что все идет согласно его рабочему расписанию.

КАЧЕСТВА ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА

Личностные характеристики, которыми должен обладать личный помощник – эрудиция, хорошие организаторские способности, устная и письменная коммуникация, высокая стрессоустойчивость и всегда хорошее настроение.

Кандидат, который заявляет себя на позицию «личный помощник», должен обладать тремя очень важными качествами:

  • Ответственность.
  • Умение планировать.
  • Умение прогнозировать. И это самое важное. Дело в том, что идеальный личный помощник должен предугадывать желания или вопросы своего руководителя. Когда человек достигает такой гармонии в понимании своего руководителя, что позволяет ему выходить на профессиональный уровень, тогда это реально незаменимый сотрудник. Когда помощник знает наперед, что будет происходить после появления руководителя на рабочем месте.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА

У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?

Тайм-менеджмент:

  • составлять и планировать график начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
  • фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

  • подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
  • организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

Ведение документации:

  • работать с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
  • работать с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.
  • Поддержание деловых контактов:

    • отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
    • ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

    Работа офис-менеджера:

    • следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
    • поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

    Работа заместителя:

    • находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
    • самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
    • при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.

    НА ЧТО ОРИЕНТИРОВАТЬСЯ ПРИ ОЦЕНКЕ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?

    Возникает вопрос: а существует ли идеальный личный помощник в реальности? Ведь, несмотря на молодой возраст, кандидаты на эту должность должны обладать внушительным списком умений, знаний и характеристик. Примером такого работника может быть героиня фильма «Дьявол носит Prada», после которого многие компании приняли рабочую атмосферу, как в фильме, за корпоративный стандарт. Совсем недавно вышел еще один фильм с участием актрисы Энн Хэтуэй – «Стажер». В этом фильме действие разворачивается в современном офисе, в котором не существует отдельных помещений, все сотрудники компании действуют друг у друга на виду, бешеный темп работы приходится не всем по силам. Можно сказать, что в такой ситуации стать успешным помощником руководителя нелегко, но это является прекрасной школой жизни для молодых специалистов.

    Всем тем, кто хочет преуспеть на должности личного помощника руководителя стоит посмотреть эти два фильма. В идеальной ситуации, когда руководитель приходит на работу, его помощник уже должен знать, что будет происходить в течение рабочего дня, разумеется, с определенной долей погрешности. Это максимально ценно, за таких сотрудников руководители очень сильно держатся.